Sopivasti ahkera – Kolme vinkkiä kohtuulli­suuteen

Kertyykö työpöydällesi liikaa tekemistä? Herättävätkö rästihommat aamuöisin? Kaipaatko parempaa tasapainoa työ- ja vapaa-ajan välille? "Ahkeruus palkitaan", "aikainen lintu madon nappaa", "haudassa ehtii levätä" ja "laiska se töitänsä luettelee" ovat esimerkkejä tutuista sanonnoista, jotka kannustavat uutteruuteen. Vaikka ahkeruudessa ja tunnollisuudessa on paljon hyvää, ne voivat yliannostuksina kuitenkin nakertaa hyvinvointiamme. Seuraavassa käsittelen kolmea näkökulmaa, joiden avulla vaikutat siihen, mitkä tehtävät pääsevät työpöydällesi tai to do -listasi kärkeen.

Rajaa

Rajojen asettaminen on valintojen tekemistä sen suhteen, mille sanoo kyllä ja mille ei, eli mihin aikansa ja energiansa käyttää. Jos riittävän jämäkkä ei-sana puuttuu sanavarastostasi, muut todennäköisesti tekevät valintoja puolestasi. Rajoja tarvitaan hyvinvoinnin ja jaksamisen turvaamiseksi.

Ein sanomista saattavat vaikeuttaa esimerkiksi pelko, epävarmuus tai tarve miellyttää muita. Voiko kieltäytyminen johtaa konfliktiin? Pahoitanko toisen mielen kieltäytymällä? Pidetäänkö minusta enää, jos en toimikaan pyydetyllä tavalla? Omia ajattelumalleja on hyvä tiedostaa ja tarvittaessa kyseenalaistaakin.

Myös omien arvojen tunnistaminen voi helpottaa rajojen asettamista. Jos esimerkiksi pitää terveyttä tai ajan viettämistä läheisten kanssa tärkeänä, saattaa työteon rajaaminen tuntua arvojen näkökulmasta perustellulta. Toisinaan arvovalinnatkin ovat tasapainoilua hyvien, eri suuntiin ohjaavien arvojen välillä. Esimerkiksi luotettavuus saattaa arvona johdatella jatkamaan iltaa töiden parissa turhan pitkään.

Selvennä odotukset

Työssä roolisi, vastuualueesi ja tavoitteesi määrittelevät ja rajaavat tehtäviä, joiden parissa sinun on tarkoitus ahertaa. Jos odotuksissa on epäselvyyttä, asia kannattaa ottaa puheeksi oman esihenkilön kanssa. Rooleja ja vastuita esimerkiksi tiimissä tai projektissa voi selkeyttää vaikkapa RACI-matriisin avulla. Matriisin nimi viittaa neljään rooliin, jotka ovat:

• R = (responsible) vastuullinen. Henkilö, jonka vastuulla on tehtävän toteutus.
• A = (accountable) tilivelvollinen. Henkilö, joka valvoo, että tehtävä tulee valmiiksi ja jolla on vastuu tehtävään liittyvistä päätöksistä ja hyväksynnästä.
• C = (consulted) neuvoja. Henkilö, jolla on tietoa ja osaamista ja jolta kysytään ohjeita ja neuvoja.
• I = (informed) informoitava. Henkilö, jolle tiedotetaan tehtävästä.

Jokaisella tehtävällä tulee olla ainakin yksi R-roolin henkilö ja vain yksi A-roolin henkilö. C- ja I-rooleja ei välttämättä tarvita tai rooli voi olla lukuisilla henkilöillä. Tärkeämpää kuin valmis matriisi, on sen laatimisen yhteydessä käytävä keskustelu rooleista ja vastuista.

Priorisoi

Kun tekemistä on liikaa, työn ja ajankäytön suunnittelun merkitys korostuu. Tunnetussa priorisointimallissa, niin kutsutussa Eisenhowerin matriisissa, tehtävät luokitellaan nelikenttään:

1. Tärkeät ja kiireelliset
2. Tärkeät ja ei-kiireelliset
3. Ei-tärkeät ja kiireelliset
4. Ei-tärkeät ja ei-kiireelliset.

Ykkösluokan hommat tehdään heti. Kakkosluokan tehtävät kaipaavat riittävät aikavaraukset kalenteristasi. Kolmos- ja nelosluokkien ei-tärkeiden tehtävien suhteen kannattaa olla kriittinen: voiko jotain jättää tekemättä kokonaan tai kuka (muu) voisi ottaa koppia näistä. Mikäli roolisi mahdollistaa delegoinnin, pohdi, millaisia kokonaisuuksia voit vastuuttaa muille. Parhaimmassa tapauksessa autat samalla toista kehittymään.

Aika ajoin on hyödyllistä pohtia myös omaa suhdettaan epätäydellisyyteen. Mikä on riittävän hyvä? Pyrinkö tarpeettoman täydelliseen lopputulokseen? Tai vaadinko sitä muilta? Pieni rimanlasku parantaa parhaimmillaan työn tehokkuutta heikentämättä oleellisesti lopputuloksen laatua.

Yksi Antiikin Kreikan neljästä klassisesta hyveestä on kohtuullisuus. Pitäkäämme siis ohjenuorana, että kohtuus kaikessa – ja olkaamme sopivasti ahkeria!

Tämä kirjoitus julkaistiin alunperin Kollega.fi-verkkolehdessä 3.4.2024.